事務所移転の流れを分かりやすく解説

企業において事務所移転を行う場合、まずは何のために移転するのかという目的を明確にすることが必要です。これが明確でない場合、移転に関する業務をするにあたっても社員のモチベーションは上がらないものです。従って、固定費の削減、業務の拡大、企業イメージの向上、戦略的拠点づくりなど、理由を明確にする人用があります。また、現在の事務所を契約解除しなければなりませんので、前もってオーナーやビル管理会社に解約を予告することも忘れてはいけません。一般的には解約希望日の3カ月や半年以上前に予告しなければならない場合が多いですので、現事務所の解約や退去に関する取り決めをきちんと確認しておくことが必要です。同時に原状回復の条件と方法についても現在の事務所のオーナーやビル管理会社に確認をしておくことがベターです。

事務所移転の場所の検討について

事務所移転をするにあたっては、移転の目的や業務内容に基づき、移転場所の規模や立地などの条件を設定することから始めなければなりません。そして各条件に優先順位をつけて検討します。立地条件について考えなければならない点は、社員の通勤時間や費用、最寄駅からの所有時間、取引先へのアクセスなどです。また、設備面では、室内形状の確認、電話回線、光通信、空調システム、OAフロアの有無、駐車場の確保などを確認しておかねばなりません。これらを吟味し、移転場所が決まれば移転に関するスケジュールの作成となります。移転希望日から逆算して必要な作業の検討を行います。尚、 移転には様々な工事や作業が必要になるため、作業業者の選定なども早めに行っておくにこしたことはありません。

庶務関係の手続きもきちんと行うことが必要

移転スケジュールを組んだ後は、庶務関係の手続き、内装、設備、インフラ工事、引っ越し作業、関係官庁への各種届出等を行っていきます。庶務関係の手続きでは、電話回線の移転、リース契約している設備リース会社への連絡、郵便物の転送手続き、移転挨拶状の手配をはじめ、様々な業務があります。内装、設備やインフラ工事にかんしては、電気、工事、電話、 LAN工事等を、各専門会社に依頼しなければなりませんが、個々に連絡して打合せしていると業務負荷になるため、こういったことを一括で請け負ってくれる業者を利用することも手段の一つです。また、引越しの際は機密情報の流出にも注意しなければなりません。また、旧事務所に関しては、契約時の条件に従い、原状回復の工事を行わなければなりません。

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