事務所移転で気を付けるべきポイント解説

事務所移転をする場合、それらのスケジュールや段取りを決め、すばやく実行することが大切である一方、事務的なことに関しても何かとやるべきことがたくさんあります。事務所移転さえすればそれでいいということではなく、事務所移転に関するあいさつ回りや周知徹底、保険に関する問題、その他仕事をしていくうえで必要となるライフラインの問題など、契約や事務所のデザイン以外の部分でも問題は山積しています。スムーズに仕事を始めていき、今までどおりの落ち着いた雰囲気を取り戻すためにも、事務所移転をする前から計画を立てて行動をし、移転が完了すればすぐに環境整備に向けて行動を起こし、仕事のしやすい環境を作っていくことが求められており、念入りに準備を要することになります。

取引先やお客さんに移転したことを改めて伝える

事務所移転を知らせなければならないのは、取引先やお客さんなど、こちら側が知らせなければ誤って前の事務所に行かせてしまい、無駄足になりかねないケースを避けるためです。これをやってしまうと、会社そのものの信頼を損ね、大きな損失につながります。取引先に手紙などを送ることになりますが、名刺などをデータ入力する作業は意外と時間がかかり、1日2日でやるには人手が必要で、長いスパンで入力作業を行い、その後手紙などを作成していくことになります。お客さんに対しても、何度でも移転に関する告知を行い、名簿などがあればダイレクトメールなどでお知らせをし、移転したことを告知する必要があります。1回言ったからそれでいいということはなく、何度でも言ってようやく理解してくれるケースも存在します。

会社名義の契約の住所変更は必ずする

会社が社員のために契約しているものは数多くあります。各種保険、インターネット、住宅、設備やリース契約、銀行や郵便物、携帯電話など様々なものが存在し、会社名義になっている場合には事務所移転の際に新しい住所のものに変更することが求められます。あまりに契約しているものが多い場合、何かしらが抜け落ちるケースがありますが、その場合、余計な混乱が生ずることになります。特に郵便物に関しては、転送届を出すことで万が一請求書などが前の事務所に届けられたとしても、新しい事務所に送ってもらうことができ、そこで抜け落ちていたことに気付くことになります。事務所移転では、事務所の契約や実際の移転の段取りなどに目が奪われがちですが、事務的なことに関しても必ずチェックしなければなりません。